N?r afbureaukratisering virker
Afbureaukratisering? God idé! S?dan har stort set alle politikere uanset partifarve gennem de seneste 40 ?r sagt. Alligevel er der langt imellem snapsene, n?r det kommer til resultaterne, pointerer Tina ?llgaard Bentzen, som er postdoc p? Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv p? Roskilde Universitet og forsker i netop tillid og afbureaukratisering. S? hun ved ogs?, hvorfor vi bakser med at afbureaukratisere:
?Det er en udbredt misforst?else, at afbureaukratisering bare handler om at fjerne regler. Mange tror, at der ligger bunkevis af ligegyldige regler, som man bare kan skovle v?k. Man overser, at alle regler er blevet til ud fra en eller anden logik eller et behov. N?r der fx er krav om at dokumentere medicinh?ndtering, er det jo for at sikre, at borgerne f?r den rigtige medicin,? forklarer hun og tilf?jer:
?Afbureaukratisering handler i h?jere grad om at forandre en kultur end om at fjerne styring.
Vi skal indrette styringen, s? den rimer mere p? den opgave, man er sat i verden for at l?se. S? kommer der ogs? medl?b frem for modstand i organisationen,? forklarer Tina ?llgaard Bentzen.
N?r afbureaukratisering tager udgangspunkt lokalt fx i praksis i en b?rnehave, bliver det klart, hvad man b?vler med i hverdagen. Ofte bliver det ogs? synligt, at en del af det bureaukrati, man synes, strammer, er selvp?f?rt
Roskilde mener det alvorligt
Netop det dr?mmer mange offentlige organisationer om at komme i m?l med. Roskilde Kommune har taget et meget konkret skridt og gjort afbureaukratisering til et fokusomr?de i alle kommunens forvaltninger i fire ?r. Tina ?llgaard Bentzen laver f?lgeforskning p? processen, som Roskilde Kommune netop har midtvejsevalueret.
?Roskilde mener det her alvorligt. Politikerne har initieret det og bakker op,? siger hun.
Processen er organiseret ret forbilledligt, p?peger hun. Hver eneste mandag m?des repr?sentanter fra alle forvaltninger og g?r status p? arbejdet med at afbureaukratisere.
?Det, at man m?des kontinuerligt og g?r status, betyder, at der bliver holdt kog i processen. De forskellige forvaltninger griber det meget forskelligt an og i forskellige tempi. Men de faste f?lles m?der betyder, at alle bliver holdt til ilden og kan lade sig inspirere af hinandens arbejde,? siger Tina ?llgaard Bentzen.
Farvel til ligegyldige tilsyn
Forskeren har gennem to ?r s?rligt fulgt arbejdet med afbureaukratisering p? b?rne- og ungeomr?det i Roskilde. P? dagtilbudsomr?det stod det ret hurtigt klart, at det lovpligtige tilsyn med institutionerne var en af de konkrete ting, som b?de p?dagoger, ledere og konsulenter gerne ville ?ndre og udvikle.
Der er et lovkrav om, at der skal v?re tilsyn med institutionerne, men der er ret stor metodefrihed til at bestemme, hvordan man vil organisere tilsynet. Og set med afbureaukratiseringsbrillerne gjorde det tilsynet s?rligt velegnet at arbejde med.
?Fornemmelsen var, at tilsynene var afkoblet medarbejdere og den p?dagogiske praksis. Tilsynene kunne ikke rigtig bruges til nok i hverdagen eller i arbejdet med at udvikle p?dagogikken. Og det var der bred opbakning fra b?de praksis og forvaltning til at g?re noget ved,? forklarer hun.
Derfor blev der nedsat en gruppe af tilsynskonsulenter og ledere og nogle medarbejdere fra en udvalgt h?ndfuld institutioner, som i l?bet af et ?r lavede en ny model for tilsyn, som de ogs? afpr?vede som pilotprojekt i institutionerne.
?Grundideen er, at man har differentieret tilsynet, s? alle institutioner ikke n?dvendigvis f?r bes?g af konsulenter fra forvaltningen, men nogle f?r peer-tilsyn – alts? hvor institutioner kan lave tilsyn hos hinanden. Det betyder, at tilsynskonsulenterne kan v?re mere, hvor der er brug for dem. Kernen er, at man stadig har et tilsynssystem, men at det er tilpasset behovene i praksis,? forklarer Tina ?llgaard Bentzen.
Bider sig fast i bordet trods konflikter
Forl?bet er ved at blive evalueret, men allerede nu er de positive gevinster tydelige.
?Mine kvalitative data viser, at processen har v?ret virkelig givende for alle de involverede. De beskriver, at den indflydelse, de har f?et, og den meningsfuldhed, de har skabt om tilsynene, har v?ret enormt befordrende for tilliden og samarbejdet mellem institutionerne og dem, der sidder med tilsynet i forvaltningen,? forklarer hun.
Der har selvsagt ikke altid v?ret enighed undervejs.
?Deltagerne har forskellige billeder af, hvad der virker, og hvad der er vigtigt. Men de har form?et at blive i samarbejdsrummet - ogs? n?r der har v?ret konflikter. Dét at komme igennem sv?re knaster er med til at bygge tilliden op p? tv?rs af styringsk?den,? siger Tina ?llgaard Bentzen.
Medbestemmelse = gode ambassad?rer
Det nye dagtilbudstilsyn bliver nu rullet ud i st?rre skala til kommunens ?vrige institutioner.
?Den nye tilsynsmodel skaber ejerskab. De har form?et at samarbejde p? tv?rs af styringsk?den om at lave et mere meningsfuldt styringsredskab. Og det er kernen i det begreb, jeg kalder samskabt styring,? forklarer Tina ?llgaard Bentzen.
N?r den nye m?de at lave tilsyn p? skal spredes til alle Roskildes dagtilbud, er netop ejerskab fra pilot-institutionerne en k?mpe fordel, forklarer hun. Det stod fx klart p? et af de informationsm?der for alle institutioner, som hun observerede.
?De mennesker, der har v?ret med til at udvikle det nye tilsyn, er st?rke ambassad?rer, som st?r p? m?l for den idé, som nu skal rulles ud og ud og leve, fordi de selv har v?ret med til at udvikle den,? forklarer hun.
(artiklen forts?tter under faktaboksen)
Afbureaukratiseringens fire F’er
Tina ?llgaard Bentzen f?lger medarbejdere og ledere i Roskilde Kommune, der i f?llesskab har ?ndret tilsynet i b?rnehaver og vuggestuer fra fjernkontrol til en integreret del af p?dagogernes eget arbejde. Hendes forskning er en del af Roskilde Kommunes ambitioner om at h?vle toppen af bureaukratiet og lave mere meningsfuld styring i alle forvaltninger.
- 1. FJERNE styring.
Den strategi, de fleste forbinder med afbureaukratisering. Man kan fjerne fx gamle b?vlede dokumentationskrav, som har udspillet deres rolle. - 2. FORANDRE styring.
Ikke al styring kan fjernes, men man kan udvikle nye m?der at styre p?. Det gjorde K?benhavns Kommune fx, da de udskiftede sosu’ernes sm?, h?ndholdte computere med mere fleksible bes?gsblokke. - 3. FORANKRE styring.
Noget styring er lovkrav, som man ikke kan ?ndre lokalt. S? forankring kan fx handle om at informere bedre om, hvorfor styringen er der, uddanne bedre i et sv?rt system eller lave mindre tilretninger. - 4. FASTHOLDE styring.
En del styring giver faktisk mening og fungerer godt. Det kan i sig selv v?re motiverende at f? ?je p? den styring, der er meningsfuld. Det kan fx v?re, n?r man dokumente- rer noget af hensyn til borgernes retssikkerhed.
Hov, er vi selv med til at bureaukratisere?
Eksemplet fra Roskilde viser sammen med lignende eksempler fra H?je Taastrup, Haderslev og Horsens, at samskabt styring er et st?rkt redskab til reelt at f? forenklet og afbureaukratiseret i praksis.
?t element, der ser ud til at have s?rlig st?rk effekt, er den lokale forankring.
?N?r afbureaukratisering tager udgangspunkt lokalt fx i praksis i en b?rnehave, bliver det klart, hvad man b?vler med i hverdagen. Ofte bliver det ogs? synligt, at en del af det bureaukrati, man synes, strammer, er selvp?f?rt. Det viser sig, at nogle af de procedurer og arbejdsbeskrivelser, man oplever som tunge i hverdagen er selvskabte og m?ske slet ikke har rod i krav fra forvaltningen. Det er bare en del af den lokale praksis, som er groet frem. Det betyder ogs?, at man p? nogle omr?der faktisk kan afbureaukratisere lokalt. Og i andre tilf?lde skal forvaltningen selvf?lgelig p? banen,? forklarer hun og tilf?jer:
?Afbureaukratisering kommer b?de oppefra og nedefra. Ofte er der en oplevelse af, at al styring er ond og dumt og kommer fra forvaltningen. Men i praksis kan man faktisk g?re noget ved en stor del af det lokalt. S? ideelt set er afbureaukratiseringen forankret helt ude p? lokalt niveau, hvor medarbejdere og ledere l?bende f?r ?je p?, hvad de selv kan g?re for at forenkle, og hvad de har brug for forvaltningens hj?lp til. Og s? er der selvf?lgelig brug for en lydh?r forvaltning til ogs? at ?ndre p? noget,? forklarer hun.
Mere om forskeren
Tina ?llgaard Bentzen, 44 ?r, er postdoc ved Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv p? Roskilde Universitet, hvor hun forsker i tillid og offentlig styring og ledelse.
Hun er ogs? en del af et stort forskningsprojekt om politisk ledelse. Hun bor i Holb?k sammen med sin mand og deres to b?rn p? 10 og 11 ?r. Egentlig startede Tina ?llgaard Bentzen sin karriere som udviklingskonsulent i en kommune, men hun blev lokket til at skrive en ph.d.-afhandling.
I efter?ret 2018 vandt Tina ?llgaard Bentzen forlaget Samfundslitteraturs s?rpris for arbejdet med sin kommende bog ’Afbureaukratisering – nye veje gennem samskabt styring'. Hun kalder den "min forbudte bog", fordi hun egentlig burde bruge tiden p? at skrive forskningsartikler, men br?nder for at formidle til en bredere m?lgruppe.